Digitalisierung & Dokumentenscan

In Ihrem Archiv stapeln sich Aktenordner bis unter die Decke, Sie haben die Rechnungsdokumente und Firmenunterlagen der kompletten Unternehmens-Historie aufbewahrt, und die Papierflut nimmt kein Ende... Da muss entweder ein Anbau her - oder ein professionelles Digitalisierungsunternehmen! Wir raten zu letzterem, schon aus Kostengründen.

Digitalisierung (© Fotolia/momius)

So beseitigen wir Ihre Papierflut:

     Empfang Ihrer Dokumente per Spedition

     Seitenweises Einscannen, Formate bis DIN A4 möglich

     Abspeicherung als Einzeldokument oder Komplett-Aktenordner

     Digitale Texterkennung (OCR, Optical Character Recognition)

     Ausgabe als durchsuchbares PDF oder im ASCII-Zeichenformat

     Übermittlung der digitalen Dokumente auf sicheren Webservern

     Rückgabe der Originaldokumente per Spedition

     Optional: Vernichtung der Originaldokumente gemäß Datenschutz-Standards

Elektronische Dokumentverwahrung: sicher und dauerhaft

Mit Ihrem digitalisierten Dokumenten-Archiv sind Sie auf der sicheren Seite. Alle Unterlagen befinden sich zentral gespeichert an einem Ort. So können Sie jedem berechtigten Mitarbeiter - oder auch Kunden und Geschäftspartnern - schnellen und problemlosen Zugriff auf Ihre Aktenbestände gewähren. Lästiges und erfolgloses Suchen im Archiv entfällt. Mithilfe einer computergestützten Volltextsuche haben Sie Ihre Dokumente in Sekundenschnelle nach relevanten Suchbegriffen durchforstet.

Individueller Scanservice

Je nach Beschaffenheit Ihres Unternehmens und des vorhandenen Dokumentbestands erstellen wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot für die geplante Digitalisierungsroutine. 3.0 Media Network bietet Scanleistungen für die unterschiedlichsten Zielgruppen und Anforderungen:

       Einzelunternehmer und Kleingewerbe: Aktenordner, Ein- und Ausgangsrechnungen, Steuererklärungen, Steuerbescheide

       Mittelständische Unternehmen, Großunternehmen: Aktenbestände, Archive, Buchhaltung, Personalunterlagen, Kundenregister, Inventarlisten

       Behörden und Kommunen: Einwohnemeldedaten, Akten von Finanzkassen und Finanzämtern, Stadtverwaltungen, Gemeinde -und Stadtarchive

       Vereine und Verbände: Kassenbücher, Mitgliederverzeichnisse, Sportergebnissse, Terminlisten, Tabellen, Spielberichte, Zeitungsartikel und Pressespiegel

       Privatpersonen: Steuerdokumente, Steuerbescheide, Versicherungsunterlagen, Verträge, Rechnungen, Gesundheitsdokumente

Datenschutz und Rechtssicherheit

Auch sensible Daten sind bei 3.0 Media Network in besten Händen. Deshalb erhalten Sie bei Erteilung eines Digitalisierungsauftrags von uns eine Datenschutz- und Geheimhaltungserklärung. Unsere Server sind durch modernste Sicherheitsmaßnahmen vor unbefugtem Zugriff geschützt. Auf die digitalen Endprodukte erhält nur der jeweilige Auftraggeber Zugriff.

Dokumente in Papierform (Originalbelege) müssen Sie als Unternehmer gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorhalten, zum Beispiel sechs oder zehn Jahre. In bestimmten Fällen ist auch Ihr digitalisiertes Archiv rechtlich anerkannt. Hierzu beraten wir Sie gerne.

Referenzen: PMK Deutschland